行政专员

岗位职责
本岗位主要负责公司印章使用管理、各类文件资料归档、档案台账管理等专项行政工作，保障公司用印合规、档案完整规范、可追溯可查阅，支撑公司日常经营及内控管理工作，具体职责如下：
（一）印章管理工作
1. 严格执行公司印章管理制度，负责公司公章、合同章、财务章、法人章等各类印章的日常保管、登记、使用监督工作，杜绝违规用印、空白用印情况。
2. 负责全员用印申请审核、流程跟进，核对用印文件内容、审批手续的完整性与合规性，确认无误后方可办理用印业务。
3. 建立完善用印台账，详细记录用印日期、用印事由、文件名称、份数、申请人、审批人、用印类型等信息，做到每笔用印有据可查、全程可追溯。
4. 负责用印文件的留存扫描、归档备份，定期汇总用印数据，排查用印风险，及时上报异常用印情况。
5. 协助完善公司印章管理规范，优化用印流程，解答各部门用印相关咨询。
（二）档案归档管理工作
1. 负责公司各类档案的统一收集、整理、分类、编号、归档、保管工作，涵盖行政文件、合同协议、资质证照、会议纪要、规章制度、对外函件、项目资料等各类纸质及电子档案。
2. 搭建并维护公司档案管理体系，规范档案分类标准、归档流程、保管期限，保证档案整理有序、存放规范、完整无遗漏。
3. 负责电子档案数字化录入、上传、备份，维护电子档案台账及档案管理系统，确保电子档案与纸质档案同步更新、一一对应。
4. 负责档案借阅、查阅、复印、外借的登记审批工作，严格把控档案使用权限，做好借阅台账记录，督促档案及时归还，杜绝档案丢失、外泄、损毁风险。
5. 定期对档案库房、档案资料进行盘点、清理、防潮防火防虫维护，对过期、作废档案按制度流程完成销毁、注销工作，更新档案台账。
6. 配合公司内审、外审、资质核查、招投标等工作，快速精准调取各类档案资料，保障各项工作顺利推进。
（三）其他行政辅助工作
1. 协助行政部完善规章制度、流程表单，做好行政资料的汇总、更新与留存。
2. 完成部门交办的其他行政辅助类工作。

岗位要求
（一）学历专业
大专及以上学历，行政管理、文秘、档案管理、汉语言文学等相关专业优先。
（二）工作经验
1年及以上行政、文秘、档案管理相关工作经验，熟悉企业用印管理、档案归档全流程，有行政专项经验者优先。
（三）能力技能
1. 熟悉企业印章管理制度、档案管理规范，掌握公文整理、资料归档基本方法。
2. 熟练使用Office办公软件（Word/Excel/PPT），能够独立完成台账制作、资料扫描、电子档案整理等工作。
3. 具备较强的细心、耐心、责任心，工作严谨细致、原则性强，严格遵守保密制度，具备良好的风险把控意识。
4. 具备基础的沟通协调能力，能够高效对接各部门，规范推进各项专项工作。
（四）综合素质
1. 品行端正、自律性强，严守公司机密，对档案、印章相关敏感工作具备高度保密意识。
2. 工作条理清晰、执行力强，具备良好的复盘、汇总、梳理能力，能高效完成日常台账更新与档案维护。
3. 服从工作安排，具备良好的团队协作意识。